Tout comprendre à la facturation électronique

Le concept de facturation électronique peut être difficile à bien saisir. Il existe une large variété de termes autour de l'idée de facturation électronique : e-facture, EDI, PDF, dématérialisation et d'autres encore. Tous ces termes sont utilisés variablement et parfois indistinctement. Voici ce qu'il faut savoir sur le sujet de la facturation électronique.

Aux yeux de la loi, le terme "facture électronique" désigne simplement une facture transmise sous forme électronique. Tant qu'il n'y a pas d'échange physique de document papier entre le fournisseur et le client, on parle de facture électronique. La définition retenue par la loi a une importance car celle-ci prévoit justement des cas dans lesquels des factures envoyées doivent impérativement être des factures électroniques. Le terme "e-facture" est un synonyme et désigne la même chose sans distinction. Dès lors, si votre enjeu est d'être en conformité avec une réglementation qui vous oblige à envoyer une facture électronique, vous pouvez vous contenter de générer une facture au format PDF avec votre outil de facturation ou votre ERP, puis l'envoyer à votre client par mail par exemple.

Si la facturation électronique peut se limiter à un PDF envoyé par mail, y-a-t'il un véritable intérêt financier ?

Même dans ces conditions, la réponse est oui. Une simple facture au format PDF reçue par mail présente déjà un gain de temps important en comparaison de l'effort nécessaire à la réception d'une lettre postale puis de l'archivage ou de la numérisation du document.

Toutefois, ce format de facture électronique ne simplifie pas toutes les actions qui suivent la réception d'une facture par vos équipes Finance. Par exemple, que la facture soit reçue par la poste ou bien qu'elle soit reçu par mail au format PDF, vous devez dans tous les cas contrôler l'IBAN inscrit sur le document, vérifier que la facture n'est pas une tentative de fraude, saisir manuellement les informations de la facture dans votre ERP, rattacher la facture à son bon de commande etc.

Si vous voulez simplifier l'ensemble de cette procédure, vous devrez utiliser d'autres formes de factures électroniques plus avancées que de simples PDF. Avant de voir quelles sont ces autres formes, il est nécessaire de bien comprendre la distinction entre deux concepts : d'une part le format d'une facture électronique et d'autre part le mode de transmission de cette facture.

Exemples de couples format de facture et mode de transmission

• Facture au format papier, envoyée par la poste.
• Facture au format PDF, envoyée par e-mail.
• Facture au format Factur-X, envoyée par e-mail.
• Facture au format spécial, envoyée par EDI.
• Facture au format PDF, envoyée via un portail de facturation.

Quels sont les formats de factures électroniques plus avancés que de simples PDF ?

Les formats associés à l'EDI

L'EDI (ou Échange de Données Informatisé) est un terme générique qui désigne le fait de faire communiquer automatiquement deux systèmes informatiques pour échanger des données. Dans le cas de la facturation électronique, un envoi par EDI peut se traduire par l'envoi automatique d'une facture de l'ERP de votre fournisseur à votre ERP. Beaucoup de gens utilisent le terme EDI sans réellement connaître ce qu'il implique, ce qui le rend assez vague et entretient une confusion sur ce que permet réellement cette communication automatique de données.

Par ailleurs, le marché des ERP comprend un grand nombre de sociétés et de logiciels différents qui sont très peu compatibles entre eux. Dans ce contexte, le terme EDI est souvent utilisé pour exprimer l'idée de brancher le système d'un client à celui de son fournisseur, en particulier dans le but d'échanger des factures. Comme les systèmes ne sont pas compatibles à l'origine, des solutions tierces ont fait de la construction d'EDI leur spécialité et créent des outils dédiés à l'interfaçage de multiples systèmes. Cette approche demande un travail d'intégration chez les deux parties qui souhaitent communiquer, le plus souvent via l'intégration d'un plug-in tiers dans leurs ERP. Ensuite, ce plugin traite les factures sortantes du fournisseur, les compile dans un format de donnée standard puis les envoie dans l'ERP du client pour à nouveau les traduire dans le format utilisé par le client.

Au lieu d'utiliser un standard commun, les fournisseurs et les clients doivent donc chacun ajouter un plug-in à leur ERP pour leur permettre de communiquer. Pourtant, des standards existent comme EDIFACT ou Factur-X qui sont des formats de données structurées représentant des factures.

In fine, la mise en place de ce genre d'EDI se révèle souvent lourde et coûteuse puisqu'elle sert avant tout de palliatif, faute d'un meilleur interfaçage des systèmes ERP sur le marché.

Chorus Pro

Chorus Pro est une plateforme proposée par l'État français dont l'utilisation est obligatoire pour l'échange de factures avec des organismes publics ou l'administration. Le portail est décrit en détail dans l'enquête La Tva à l'ère du digital disponible sur le site vie-publique.fr.

Chorus Pro peut être qualifié de solution EDI puisqu'il s'agit d'un moyen technique permettant aux entreprises de communiquer des factures aux services et administrations de publics. Le travail d'intégration se fait cette fois-ci uniquement du côté des entreprises qui ont la charge de se connecter avec Chorus Pro pour échanger des informations. Pour les entreprises de plus petite taille, Chorus Pro propose également un portail qui permet d'ajouter simplement des factures au format PDF.

Les portails de dépôt de factures

Les portails de dépôt de factures sont nés de la volonté des grandes entreprises de structurer le format des factures entrantes provenant de leurs fournisseurs. Ces entreprises travaillent avec des centaines voire des milliers de fournisseurs de toutes tailles. L'idée de ce type de portail est de faire peser sur le fournisseur la charge de travail consistant à digitaliser ses factures. Au lieu d'envoyer une facture par la poste ou en PDF, chaque fournisseur accède au portail proposé par son client et renseigne les informations comprises dans sa facture (montant, TVA etc.). Après validation, les informations de la facture peuvent être directement transmises dans le système du client puisque chaque champ nécessaire a bien été renseigné par le fournisseur.

Cette solution permet de faire gagner du temps et de résoudre la question du traitement des factures fournisseur du côté client, mais elle augmente par ailleurs la charge de travail qui pèse sur le fournisseur : elle déplace simplement le problème.

Et la signature électronique dans tout ça ?

Le concept de signature électronique est souvent rapproché de la facturation électronique et est parfois proposé en complément des solutions d'EDI. Historiquement, la signature d'une facture servait à établir que la facture reçue par un client émanait bien d'un fournisseur : si la bonne signature était apposée sur la facture, alors celle-ci était authentique.

Le simple fait de signer une facture n'est plus suffisant aujourd'hui puisqu'il est désormais possible de photographier, de dupliquer ou de copier une signature facilement avec un ordinateur. La signature électronique a donc été inventée pour tenter de signer de manière informatique et fiable une facture électronique en utilisant des techniques cryptographiques. De nombreuses solutions existent sur ce marché et présentent divers degrés de complexité dans leur mise en place.

Les points d'amélioration

Pour comprendre comment fluidifier l'échange de factures (et plus généralement d'informations) entre les fournisseurs et les clients, il faut revenir au coeur du problème et des besoins de chaque partie prenante.

1. Du côté client :
   • Le département achat veut obtenir des informations sur chacun de ses fournisseurs : leur SIREN, leurs contacts référents, leurs certifications.
   • Le département facturation veut recevoir directement les factures de ses fournisseurs dans son ERP et les traiter le plus simplement possible.
   • Le département paiement veut pouvoir vérifier simplement que les coordonnées bancaires associées à une facture sont valides.
2. Du côté fournisseur :
   • Le département finance veut savoir quand il recevra les paiements de ses factures envoyées.
   • Le département facturation veut réduire au maximum le temps nécessaire pour générer et envoyer une facture depuis son ERP.
3. Les deux parties veulent échanger ces informations de la manière la plus rapide et la plus sécurisée possible.

Conclusion

En définitive, voici les points à clés à appliquer en ce qui concerne les factures électroniques et, plus généralement, l'échange d'informations entre les clients et leurs fournisseurs.

1. Envoyer les factures dans un format structuré, ce que permet par exemple le format Factur-X.
2. Choisir un moyen d'échange de factures capable d'être lu automatiquement par le système du client.
3. Mettre en place des procédures de sécurisation de l'échange d'informations entre le fournisseur et le client, comme la signature électronique.
4. Ne pas imposer un mode d'échange de données trop lourd à ses fournisseurs.